home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ The Business Master (3rd Edition) / The Business Master (3rd Edition).iso / files / business / salesbiz / salbiz.doc < prev    next >
Text File  |  1989-07-20  |  12KB  |  290 lines
  1.  
  2.  
  3.  
  4.  
  5.                                     SALES-BIZ
  6.                                      Vs 1.0
  7.  
  8.              This program is for those needing a sales tracking program to
  9.         maintain customer and product sales.  It also provides for sales
  10.         contacts and sales logs.  Various daily, period and to date sales
  11.         reports are provided.
  12.  
  13.              The program uses table lookups and scrolling record windows
  14.         for ease of use.  Sales can be entered in the order of dates,
  15.         customers or products.
  16.  
  17.              Requirements for the program are 512k ram, hard disk drive or
  18.         two floppy drive and a proper CONFIG.SYS file installed in the root
  19.         directory.
  20.  
  21.              To install the program, you should create a new directory and
  22.         copy the program into it.  It will create several data files and
  23.         should be placed in a directory of it's own.  Floppy users can place
  24.         the program on drive B and enter  B:SALBIZ  from the A drive.
  25.  
  26.              Program is started by entering SALBIZ at the prompt.
  27.  
  28.              The program also has a screen saving feature that will blank
  29.         the monitor after 10 minutes of inactivity.  This can be very useful
  30.         for those wanting to keep the program up for logging contacts, etc.
  31.  
  32.              If you like this program, send 35.00 and you will be sent the
  33.         registered version.  It includes additional reports such as Period
  34.         Sales by Products, Total Company Sales and single log listings by
  35.         Activity.  The data entry tables are also expanded to include more
  36.         records displayed.
  37.  
  38.              Thank you for your support.
  39.  
  40.                                        I. J. Smith
  41.                                        9795 Rustling Oaks
  42.                                        Baton Rouge, La. 70818
  43.  
  44.  
  45.                                      QUICK START
  46.  
  47.              You will need to first establish customer and product files in
  48.         order to enter sales.  You may also want to enter sales contacts for
  49.         the various companies you do business with.  Use the main menu
  50.         options "Company File", "Products File", and "Maintain Contact File"
  51.         to start off with until you are more familiar with the program.
  52.  
  53.              You will find many automatic window prompts thruout the program.
  54.         For example; if no records exist in a file, the program will display
  55.         a data entry window for your first record automatically.  Where
  56.         appropriate, lookup tables will also be displayed for your choices
  57.         automatically.  Most prompts will wait for your entries.  If blank,
  58.         you can simply press the ENTER key and the appropriate table of
  59.         choices will appear.  It will also appear if you happen to enter
  60.         the wrong data.
  61.  
  62.  
  63.  
  64.  
  65.  
  66.  
  67.  
  68.  
  69.  
  70.              To add new records within the record tables, simply press the
  71.         INSert key.  A data entry window will appear to allow you to enter
  72.         the needed information.  A message line will appear with "Record
  73.         will be added."  This status message will be found on most data
  74.         entry windows near the top line.  Press the ESC to cancel or exit
  75.         screens.
  76.  
  77.              To change information, highlight the record using the arrow
  78.         keys and press the ENTER key.  The message line will read "Record
  79.         will be changed".  You do not have to step thru all the data fields
  80.         in the data entry windows.  You can simply press the CTRL and ENTER
  81.         keys simultaneously instead.  This becomes a must when entering
  82.         note fields in the customer and sales log records.
  83.  
  84.              To delete a record, press the DELete key when the selected
  85.         record is highlighted.  The data entry window will appear with the
  86.         message "Press Enter to delete".  Pressing the ENTER key will then
  87.         remove the record or you can press the ESC key first to cancel.
  88.  
  89.              Although the arrow keys can be used to scroll thru the tables,
  90.         the PgUp and PgDn keys can also be used for full screen changes.
  91.         Pressing the CTRL key with the PgUp and PgDn keys will place you at
  92.         the beginning or end of the file.
  93.  
  94.              As you can see, data entry is very easy in this program.
  95.  
  96.  
  97.                                   SALES ENTRIES
  98.  
  99.              As noted above, you can enter sales data by date, company, or
  100.         product.  A popup menu will allow you to choose your preference.
  101.         The actual data entry windows are not changed.  Your choice simply
  102.         displays the records in the order chosen and makes it easier to
  103.         insert, change or delete records.
  104.  
  105.              NOTE:  The customer and product files are updated with each
  106.         entry or deletion.  This becomes important when you wish to delete
  107.         the sales records for a new period.  Use the "Reset Sales" options
  108.         for the deletions instead.  This will leave the to-date sales figures
  109.         in the customer and product files intact.
  110.  
  111.              As described above, the product or customer tables can be
  112.         displayed for your choices by simply pressing the ENTER key at the
  113.         blank prompts.  Data entry consists of date, customer, product,
  114.         quantity and total amount of sale.
  115.  
  116.  
  117.                                        CONTACTS
  118.  
  119.              Use the contacts file to maintain contacts for various customers.
  120.         These are tied to the customer Company file.  The company phone number
  121.         will automatically be inserted.  A second number is provided for.
  122.  
  123.              A notes field is also provided for various information you may
  124.         want to record.  You may want to keep them brief if you will be
  125.         listing them to your printer.  Use the combination CTRL-ENTER keys
  126.         to save the records.
  127.  
  128.  
  129.  
  130.  
  131.  
  132.  
  133.  
  134.  
  135.  
  136.                                         LOGS
  137.  
  138.              This option is for those needing to log their sales contacts.
  139.         It provides for date and time of contacts.  A separate Type of
  140.         Activity file is also provided for lookups.
  141.  
  142.              A notes field is provided for your use.  Use the combination
  143.         CTRL-ENTER keys to save the records.
  144.  
  145.  
  146.                                    SALES REPORTS
  147.  
  148.              Reports are provided for day, period and total sales.  The day
  149.         sales report option will prompt for a date to be listed.  Use as
  150.         needed.
  151.  
  152.              The period sales reports will list all current sales entries
  153.         in the sales file.
  154.  
  155.              The Total Sales report will list period and to date totals
  156.         only.  As mentioned earlier, these amounts are posted as sales are
  157.         entered.  This makes for a faster printing report.
  158.  
  159.  
  160.                                    FILE LISTINGS
  161.  
  162.              Most of the file listings are straight forward.
  163.  
  164.              The labels option allows for printing customer name and address
  165.         labels.
  166.  
  167.              This registered version also allows the listing of logs by
  168.         Type of Activity.  An automatic table prompt is provided for your
  169.         choice of listings.
  170.  
  171.  
  172.                                FUNCTION KEY USAGE
  173.  
  174.             The following keyboard keys are used in the multiple record
  175.        table windows.  A popup window will appear from these keystrokes.
  176.        A description of the action will appear in this window such as
  177.        'This record will be added' or 'Press ENTER to delete'.  You can
  178.        press the ESC key to cancel or in the case of the deletion, press
  179.        ENTER and the record is then removed.  You may find it easier to
  180.        add records by being situated where you want to add the record...
  181.        thus the use of the INSert key.
  182.  
  183.  
  184.                    KEY       FUNCTION
  185.                  -------     ---------------------------------------------
  186.                  INSert      Used for adding new records.  Record will
  187.                              automatically be inserted in proper position.
  188.  
  189.                  DELete      Used for deleting highlighted records.
  190.  
  191.                  ENTER       Used for changing highlighted record.
  192.  
  193.  
  194.  
  195.  
  196.  
  197.  
  198.  
  199.  
  200.  
  201.  
  202.                  ESC         Cancel or exit.
  203.  
  204.                  ARROWS      These keys are used to scroll thru the records
  205.                              one at a time.
  206.  
  207.                  PgUp        Displays previous window of records.
  208.  
  209.                  PgDn        Displays next window of records.
  210.  
  211.                  CTRL PgUp   Displays records from beginning of file.
  212.  
  213.                  CTRL PgDn   Displays records from end of file.
  214.  
  215.                  LOCATOR     Locator fields are used to locate records more
  216.                              quickly.  As you enter the number desired, the
  217.                              program will try to highlight the record or the
  218.                              nearest one found.
  219.  
  220.             The data entry windows are fairly straight forward.  You simply
  221.        add or change data as needed with the ENTER key.  Use of the ESC key
  222.        can also restore data if you wish.  The ARROW keys can also be used to
  223.        step thru the data fields.  If your data is correct, you can also
  224.        press CTRL ENTER and not have to step thru the fields.
  225.  
  226.             Lookup fields are also used thru-out the program.  If prompted
  227.        for an estimate number for example, you can enter the estimate number
  228.        desired or if blank simply press ENTER.  Choices will then be displayed
  229.        in a table.  Some field choices such as TYPES are shown with the
  230.        acceptable choices.  Use the arrow keys to highlight your choice.
  231.  
  232.             New records are not always displayed after entry, simply press
  233.         the combination CTRL-PgUp keys to refresh the tables.
  234.  
  235.             Your support is appreciated.  I hope you like the program.
  236.  
  237.                                         - I. J. Smith
  238.  
  239.             This file can be sent to your printer for reference by entering
  240.        the following at the DOS prompt:
  241.  
  242.                                 COPY SALBIZ.DOC LPT1:
  243.  
  244.        -----------------------------------------------------------------------
  245.  
  246.                                   CONFIG.SYS file
  247.  
  248.             As stated above, the program will not work without a proper
  249.        CONFIG.SYS file in your root directory.  It should contain lines of
  250.        code such as:
  251.                         files=24
  252.                         buffers=16
  253.  
  254.             You can use your editor to check for these lines of code.  The
  255.        numbers are not critical and can be less.  What's important is that
  256.        you have this file.  You can check for it's existence by simply
  257.        entering  TYPE CONFIG.SYS  at the prompt of your root directory.  If
  258.        DOS returns a file not found message, you can copy the CONFIG.DTA
  259.        file included with this application.  After it has been copied into
  260.        your root directory, rename it CONFIG.SYS.  You must restart your
  261.        system for this file to take effect.
  262.  
  263.  
  264.  
  265.  
  266.  
  267.  
  268.          ================================================================
  269.                                      DISCLAIMER
  270.          ----------------------------------------------------------------
  271.          USER ASSUMES ALL LIABILITIES IN THE USE OF THIS APPLICATION. DUE
  272.          TO THE NATURE OF THIS PROGRAM AND THE MANY VARIOUS COMPUTERS AND
  273.          OPERATING SYSTEMS BEING USED, IT IS THE USER'S RESPONSIBILITY TO
  274.          INSURE THE FITNESS OF THE PROGRAM FOR IT'S INTENDED PURPOSE. THE
  275.          APPLICATION HAS BEEN TESTED.     HOWEVER, IT IS STILL THE USER'S
  276.          RESPONSIBILITY TO UNDERSTAND AND USE IT PROPERLY.  NO WARRANTIES
  277.          ARE EXPRESSED OR IMPLIED.  AS WITH ALL COMPUTERS, BACKUPS OF ALL
  278.          IMPORTANT DATA FILES SHOULD BE MADE PERIODICALLY.
  279.          ================================================================
  280.  
  281.          Other programs by this author you may want to look into:
  282.  
  283.               SPC-INVENTORY PLUS       Purchases, Sales and Inventory.
  284.  
  285.               WYS-AR                   Accounts receivable with program
  286.                                        features as this one.
  287.  
  288.               BID-BIZ                  Estimating program with program
  289.                                        features as this one.
  290.